Hồ sơ bao gồm:

1. Hộ chiếu còn hạn 06 tháng đã ký tên

2.Đơn xin visa phải ghi rõ ngày xin visa và phải có chữ ký giống với chữ ký trong hộ chiếu

3.01 tấm hình 4.5cm×4.5cm được chụp trong vòng 6 tháng trở lại

4.Giấy tờ bảo lãnh của công ty Du lịch tại Nhật Bản.

Trường hợp đương sự xin visa tự chi trả toàn bộ chuyến đi chứng minh được khả năng tài chính thì không cần giấy bảo lãnh. Trường hợp này cần xuất trình hồ sơ sau:

- Giấy chứng nhận tài khoản ngân hàng người xin visa đứng tên

- Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan thẩm quyền cấp

5.Các hồ sơ liên quan đến người bảo lãnh hoặc người mời

- Giấy chứng nhận làm việc của người bảo lãnh (nếu là doanh nghiệp tư nhân thì giấy phép kinh doanh, hoặc tờ khai nộp thuế)

- Giấy chứng nhận thu nhập của người bảo lãnh giấy nộp thuế (có ghi rõ thu nhập), giấy chứng nhận tiền gởi tiết kiệm, tờ khai nộp thuế (phải có dấu đóng của cơ quan thuế Nhật Bản), giấy chứng nhận thu nhập(do cơ quan hành chính của Nhật cấp)

* Nếu không xuất trình được các hồ sơ nói trên thì phải xuất trình bản photocopy sổ tiết kiệm ngân hàng có ghi rõ quá trình sử dụng tài khoản trong vòng 6 tháng gần nhất.

- Giấy cư trú của người bảo lãnh (bản ghi toàn bộ thành viên trong gia đình) và photo hộ chiếu (tất cả các trang gồm trang chi tiết nhân thân và trang có dấu đóng xuất nhập cảnh). Đối với người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản phải có photo hai mặt Thẻ Cư trú, Giấy cư trú (bản ghi toàn bộ các hạng mục, được cấp trong vòng 3 tháng trở lại) và photo hộ chiếu (tất cả các trang gồm trang chi tiết nhân thân, trang đóng dấu xuất nhập cảnh và dấu có liên quan đến việc cho phép lưu trú ).

6. Giấy lý do mời (Bắt buộc phải có)ngay cả trường hợp không cần giấy bảo lãnh. Phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, sau tên phải có dấu đóng

- Phải ghi rõ cụ thể tất cả các nơi viếng thăm tại Nhật Bản và nội dung các hoạt động, ví dụ không được ghi chung chung như “thăm người quen” mà phải ghi rõ quá trình quen biết đưa đến việc bảo lãnh, các hoạt động và các nơi viếng thăm

- Trường hợp không cần giấy bảo lãnh vẫn cần phải có Giấy cư trú(bản ghi toàn bộ các hạng mục, bản gốc được cấp trong vòng 3 tháng trở lại). Đối với người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản phải có thêm photo hai mặt Thẻ Cư trú, và photo hộ chiếu (tất cả các trang gồm trang chi tiết nhân thân, trang đóng dấu xuất nhập cảnh và dấu có liên quan đến việc cho phép lưu trú)

7. Chương trình lưu trú:

-Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình họat động phải rõ ràng, phải ghi rõ địa chỉ lưu trú (địa chỉ, số điện thoại).

- Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm.

8. Hồ sơ chứng minh mục đích nhập cảnh vào Nhật: (Các giấy tờ cần trả lại bản gốc, vui lòng kèm bản copy)

-Thăm người quen (ghi rõ thời gian, quá trình quen biết): thư từ đã trao đổi, e-mail, fax, biên nhận tiền điện thoại quốc tế, hình chụp chung, photo hộ chiếu (tất cả các trang gồm trang chi tiết nhân thân, trang đóng dấu xuất nhập cảnh và dấu có liên quan đến việc cho phép lưu trú, đối với người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản phải có photo hai mặt Thẻ Cư trú v.v.

- Tham quan: giấy đặt tour, chương trình tham quan do công ty tổ chức tour cấp, giấy xác nhận đăng ký khách sạn, nhà nghỉ.

Các điều cần chú ý khi xin visa:

1. Trường hợp thiếu hồ sơ sẽ không được nhận hồ sơ xin visa
2. Thời gian xin visa từ 8:30 giờ đến 11:30 giờ mỗi ngày từ thứ hai đến thứ sáu
3. Hồ sơ khi được nhận sẽ được cấp biên nhận hồ sơ.
4. Việc xét hồ sơ thông thường mất 5 ngày làm việc.
5. Tùy theo mục đích nhập cảnh và từng trường hợp có thể được yêu cầu bổ sung hồ sơ
6. Trường hợp cần thiết Bộ Ngoại Giao Nhật Bản phải điều tra hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản phỏng vấn đương sự xin visa thì thời gian xét visa sẽ lâu hơn 5 ngày làm việc. Đề nghị xin visa sớm để kịp thời gian
7. Ngoài trường hợp nhân đạo, các trường hợp xin cấp nhanh visa sẽ không được xét. Trường hợp khẩn cấp đề nghị liên lạc sớm
8. Đối với các hồ sơ cần trả lại bản gốc, vui lòng nộp kèm một bản copy.