Hồ sơ cần chuẩn bị:

1. Hộ chiếu còn hạn 6 tháng đã ký tên

2. Đơn xin visa có ký tên và ngày khởi hành chính xác.

3. Ảnh 4,5 x 4,5 mới chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây.

4.Các hồ sơ liên quan đến người bảo lãnh hoặc người mời tại Nhật Bản

- Giấy bảo lãnh

- Giấy chứng minh thu nhập của người mời(một trong các loại giấy tờ sau)

*Nếu người mời không có các hồ sơ nói trên thì có thể nộp bản photo sổ tiết kiệm ngân hàng có ghi rõ quá trình sử dụng tài khoản trong vòng 6 tháng gần nhất.

Giấy cư trú (bản ghi toàn bộ thành viên trong gia đình).

-Giấy nộp thuế (có ghi rõ thu nhập)
-Tờ khai nộp thuế (phải có dấu đóng của cơ quan thuế Nhật Bản)
-Giấy chứng nhận thu nhập (do cơ quan hành chính của Nhật cấp)

* Trường hợp đương sự xin visa tự chi trả toàn bộ chuyến đi chứng minh được khả năng tài chính thì không cần giấy bảo lãnh. Trường hợp này cần xuất trình hồ sơ sau:

- Giấy chứng nhận tài khoản ngân hàng người xin visa đứng tên

- Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan thẩm quyền cấp

5. Giấy lý do mời bản gốc

• Giấy này bắt buộc phải có, ngay cả trường hợp không cần giấy bảo lãnh. Phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, sau tên phải có dấu đóng.
• Phải ghi rõ cụ thể tất cả các nơi viếng thăm tại Nhật Bản và nội dung các hoạt động, không được ghi chung chung như “ thăm thân nhân” mà phải ghi rõ quá trình đưa đến việc bảo lãnh, các hoạt động và các nơi viếng thăm.
• Trong trường hợp không cần giấy bảo lãnh vẫn cần phải có Giấy cư trú. Đối với người nước ngoài lưu trú tại Nhật Bản phải có photo hai mặt Thẻ Cư trú , Giấy cư trú (bản ghi toàn bộ các hạng mục, bản gốc được cấp trong vòng 3 tháng trở lại) và photo hộ chiếu (tất cả các trang gồm trang chi tiết nhân thân, trang đóng dấu xuất nhập cảnh và dấu có liên quan đến việc cho phép lưu trú)

6.Chương trình lưu trú

• Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động phải rõ ràng, phải ghi rõ địa chỉ lưu trú (địa chỉ, số điện thoại)
• Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày... tháng... năm đến ngày.. tháng... năm

7.Bản gốc kèm bản copy Hồ sơ chứng minh mục đích nhập cảnh vào Nhật:
Chứng minh quan hệ thân thuộc với thân nhân tại Nhật Bản (giấy khai sinh, hôn thú, hộ tịch)

Các điều cần chú ý khi xin visa:

1. Trường hợp thiếu hồ sơ sẽ không được nhận hồ sơ xin visa
2. Thời gian xin visa từ 8:30 giờ đến 11:30 giờ mỗi ngày từ thứ hai đến thứ sáu
3. Hồ sơ khi được nhận sẽ được cấp biên nhận hồ sơ
4. Việc xét hồ sơ thông thường mất 5 ngày làm việc.
5. Tùy theo mục đích nhập cảnh và từng trường hợp có thể được yêu cầu bổ sung hồ sơ
6. Trường hợp cần thiết Bộ Ngoại Giao Nhật Bản phải điều tra hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản phỏng vấn đương sự xin visa thì thời gian xét visa sẽ lâu hơn 5 ngày làm việc. Đề nghị xin visa sớm để kịp thời gian
7. Ngoài trường hợp nhân đạo, các trường hợp xin cấp nhanh visa sẽ không được xét. Trường hợp khẩn cấp đề nghị liên lạc sớm
8. Đối với các hồ sơ cần trả lại bản gốc, vui lòng nộp kèm một bản copy.